En action

Entrée et paramétrage

L’introduction des factures clients dans l’application s’effectue par saisie directe ou par chargement par lots à partir d’un système source externe. Il est possible d’ajouter des factures en leur affectant le statut « autorisée » ou « non autorisée ». Par ailleurs, les factures récurrentes sont générées automatiquement par le système à des intervalles planifiés définis par l’utilisateur. Une facture client comporte une en-tête et une ou plusieurs lignes de facturation.

• L’en-tête contient les informations standard et peut être étendu au moyen de champs de texte et de références définis par l’utilisateur.
• Une ligne de facturation est généralement constituée des éléments suivants : un code d’article générique ou spécifique, un descriptif, un prix unitaire, un nombre d'unités (facultatif), un pourcentage de remise (facultatif), une valeur, un code de taxe et les écritures comptables d'analyse. Il est possible de « protéger » les champs de quantité unitaire et de remise en y interdisant toute valeur lors de la saisie des factures.
• Les utilisateurs de la version Web bénéficient d’un contrôle accru sur les champs individuels et peuvent définir des modèles appropriés. Ces modèles déterminent si un champ est en lecture seule ou s’il est obligatoire. De surcroît, ils disposent d’une fonction pratique de copie de facture qui leur permet de reprendre une facture comme base d’une nouvelle saisie.
• Généralement, la quantité de données à saisir est maintenue au strict minimum. Ainsi, une fois qu’un code d’article a été entré sur la ligne de facturation, le descriptif par défaut, le code de taxe et les codes d'analyse de l'article sont récupérés automatiquement. Le système vérifie automatiquement qu’aucune donnée modifiée n’a été omise.
• Il est possible d’associer un certain volume de texte de format libre à chaque ligne de facturation. Cette possibilité s’avère particulièrement utile pour les commandes de prestations de service.

Etapes intermediaires et modifications

Des brouillons de la facture peuvent être imprimés. En outre, les factures sont modifiables à n'importe quel moment avant l’imputation dans CODA-Financials. Elles peuvent même être annulées ou mises en attente (suivant les autorisations fonctionnelles et les droits d'accès accordés aux utilisateurs).

Consultation aisée

Les factures sont accessibles grâce à un large choix de critères de recherche, notamment : le nom du client, le numéro de pièce, le responsable chargé de leur autorisation, la date et bien d’autres critères, y compris leur statut (autorisée ou non autorisée, par exemple).