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Gestion des achats

UNIT4 Coda Financials : logiciel gestion des achats et notes de frais

Notre logiciel achat prend en charge le cycle de vie des achats. Le progiciel  UNIT4 Coda Financials vous aide à vous doter d’une procédure véritablement transverse, rapide et efficace et vous permet de maitriser vos dépenses budgétaires.

Logiciel de gestion des achats

UNIT4 Coda Financials prend en charge l’intégralité de la gestion du cycle des achats : demande d’achats, commandes, réception quantitative et qualitative. Le logiciel achat réconcilie les fonctions opérationnelles, administratives et comptables de la gestion des achats et travaille en intégration totale avec les autres domaines fonctionnels, au travers du rapprochement de factures. L'information Achats bénéficie ainsi d'une traçabilité complète. En synthèse, le logiciel de gestion des achats UNIT4 Coda Financials couvrent la gestion des domaines suivants

  Offre intégrale de Coda Financials

UNIT4 Coda Financials offre aux services opérationnels un logiciel des achats simple et convivial d’enregistrement des demandes d’achats, commandes et réceptions, sur la base de fichiers articles et fournisseurs. Il offre aux services comptables un outil de suivi budgétaire en temps réel avec la notion d’engagement et de contrôle budgétaire interactif.

Le logiciel de gestion des achats simplifie le contrôle et l’enregistrement des factures par son principe de rapprochement facture / commande-réception, avec gestion assistée des écarts constatés. Les fonctions d’interrogation sur la partie "achats" d’une part et "comptable" d’autre part, apportent une lisibilité totale de l’information à toutes les étapes du cycle des achats.

Une ergonomie orientée vers les opérationnels

UNIT4 Coda Financials est un logiciel des achats dédié aux utilisateurs opérationnels qui travaillent sur les Achats et qui n’ont pas nécessairement de connaissances comptables. Son ergonomie a été pensée dans le but de faciliter au maximum le travail de saisie et de recherche d’informations, et cela à toutes les étapes du circuit des achats. La traduction comptable, analytique et budgétaire des actions opérationnelles enregistrées est pilotée par les services administratifs et est transparente pour les utilisateurs.

Notre logiciel de gestion des achats UNIT4 Coda Financials gère le circuit des Achats en 4 étapes. Certaines sont facultatives.

 

Logiciel demandes d’achat et commandes 

UNIT4 Coda Financials est une solution de Gestion des Achats conçu pour une utilisation simple et rapide par des profils opérationnels (service Achats, service réceptions, …). Son fonctionnement s’appuie sur deux principes :

  • L'utilisateur ne saisit dans sa demande (demande d’achat ou commande) que les informations opérationnelles (article, quantités, fournisseur, date de livraison prévisionnelle, …) strictement nécessaires. Toutes les données budgétaires et comptables du suivi des Achats sont déduites et générées automatiquement.
  • Les données de la demande de départ (demande d’achat ou commande) sont reprises à chacune des étapes suivantes (commande si demande d’achat en point d’entrée, réception, facture). L’utilisateur n’a à renseigner que les données en écart.

Ces deux principes apportent à la fois une grande facilité d’utilisation pour les opérationnels et des informations budgétaires et comptables fiables pour les services financiers.

Le lien entre l’entrée des informations par les opérationnels et les données budgétaires et comptables générées dans la solution pour achats est effectué pour l’essentiel au niveau du paramétrage des articles.

Les interrogations écrans fournissent en temps réel des informations sur l’ensemble des demandes d’achat, commandes, réceptions, factures, avec des possibilités de recherche multicritères : par article, par fournisseur, par service demandeur, par responsable, par statut de livraison (non livré, livré partiellement, …)

La gestion des autorisations définie précisément les actions et données accordées aux différents groupes d’utilisateurs. Des tolérances (écart commande / réception, écart commande / facture) en valeur absolue et en pourcentage sont définies pour les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs.

Des liens hiérarchiques entre les utilisateurs peuvent être créés et gèrent alors l’enchaînement éventuel des autorisations de demandes d’achat ou commandes  (« workflow» d’autorisation), avec gestion des absences et seuils de responsabilité.

Solution de gestion des achats : Une gestion optimisée

La puissance et les possibilités d’intégration offertes par nos logiciels de gestion des achats peuvent aller bien au-delà de simple économies sur les coûts et les ressources. Elles peuvent vous aider à révolutionner le rôle dévolu au service achats de votre entreprise et à examiner les relations avec vos fournisseurs sous un jour nouveau.

Notre démarche de rapprochement des fonctions comptables et achats facilite le déploiement à l’échelle de l’entreprise, tout en faisant gagner un temps précieux et en réduisant les coûts administratifs de manière importante. Vos collaborateurs se trouvent ainsi affectés à des tâches de contrôle et de planification bien plus efficaces.

 

Gestion des achats : portail fournisseurs

Il s’agit d’une solution collaborative intégrée à notre solution de gestion des achats. Vos fournisseurs peuvent ainsi vous proposer leurs devis et cotation "en ligne", pour une fluidité encore plus grande de l’information.

Votre service achat peut ainsi envoyer par mail une demande d’information à un ou plusieurs fournisseurs. Un lien dans le mail donne accès au portail fournisseurs. Ces derniers pourront saisir directement leur proposition dans leur langage.

Rapprochement de factures

Vous pouvez désormais rapprocher directement les factures et avoirs émis par vos fournisseurs
des bons de réception, bons de retour et autres commandes.

Solution de traitement de facture d'achat

Cette fonction fournit une solution des achats évoluée de rapprochement et de traitement des factures d'achat en ligne. Avec elle, vous pouvez imputer rapidement et facilement les factures rapprochées dans vos comptes au sein d’un environnement en ligne sécurisé. Elle complète la puissance de traitement exceptionnelle de UNIT4 Coda Financials tout en renforçant les applications de gestion des achats, de gestion comptable et financière et de gestion intégrée tierces.

En savoir plus sur les avantages et les bénéfices.

 

Fonctionnement du logiciel des achats

Le logiciels de gestion des achats UNIT4 Coda Financials couvre l’ensemble du périmètre fonctionnel du rapprochement des documents (factures d’achat, avoirs, bons de réception, bons de retour, commandes fournisseurs) jusqu'au niveau de chacune de leurs lignes individuelles.

Vous améliorez ainsi l’efficacité et la cohérence de l’ensemble du processus en maîtrisant de bout en bout la procédure allant des achats au règlement des fournisseurs. Capable de travailler à la fois en interactif et en automatique pour les gros volumes,elle représente la solution idéale, car elle permet de rapprocher et de traiter aussi bien de grandes quantités que de petites quantités de documents nécessitant un travail soigné. Cette solution achat traite les documents générés par les autres applications de UNIT4 Coda Financials (systèmes de gestion des achats, par exemple) et ceux issus de systèmes externes. Elle offre ainsi un large éventail de fonctions de traitement de factures, notamment :

  • Logiciel achat : saisie des factures :

    Saisie manuelle et automatisée de factures et d'avoirs avec possibilité de saisir diverses données clés et de renseigner divers champs importants.
  • Contrôle de la procédure :

    Rapprochement direct des factures et avoirs fournisseurs des bons de réception, bons de retour et autres commandes.
  • Saisie accélérée des factures :

    Possibilité de saisir le minimum d’informations nécessaires pour effectuer le rapprochement, puis de passer à la facture suivante d’un seul clic de souris.
  • Intégration :

    Prise en charge du rapprochement de multiples factures et recours au workflow pour la gestion des documents et le traitement des écarts. 
  • Modification des factures :

    Modification et tenue à jour des différents champs principaux et des différentes données clés, modification des factures non rapprochées et annulation des factures autorisées.
  • Rapprochement des factures :

    Rapprochement manuel ou automatique de factures d’achat et de plusieurs commandes fournisseurs et bons de réception jusqu’au niveau des lignes individuelles.
  • Rapprochement interactif :

    Regroupement en une procédure unique de la saisie et du rapprochement des factures.
  • Comptabilisation :

    Commandes et outils d’imputation individuelle et par lot des factures dans UNIT4 Coda Financials et dans nos solutions de gestion des achats.
  • Rapprochement automatisé des factures :

    Rapprochement automatisé ou batch, déclenché par l’utilisateur, en fonction de règles de rapprochement par utilisateur ou fournisseur.

 

Liens utiles

  • Références

    Retrouvez nos clients et quelques témoignages  

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